Les clients avec qui vous avez une collaboration active peuvent ajouter des demandes de documents à votre Passeport compagnie (Exigences). Si le document demandé est déjà dans votre Passeport, il sera automatiquement partagé au client requérant et il s’affichera dans votre table d’Exigences en attente sous le nom du client avec un statut marqué du point jaune tant que le client ne l’aura pas approuvé. Si le document demandé n’est pas déjà dans votre Passeport, vous devez l’ajouter.
Menu de gauche: Sous-traitants ⇒ Sous-menu du haut: Exigences en attente
- Cliquez sur l’exigence (le point du statut sera en rouge) pour ouvrir le fenêtre de mise à jour.
- Si le document est exigé par plusieurs client en même temps, vous pouvez mettre à jour n’importe lequel et tous seront mis en jour en même temps).
- Faites glisser votre document sur la zone de téléchargement puis relâchez-le ou cliquez sur la zone pour ouvrir la fenêtre de sélection de fichier.
- Vous pouvez visualiser le document joint en cliquant sur l’icône du Trombone bleu (celui de gauche) pour vous assurer d’avoir le bon fichier et voir les dates d’émission et d’expiration (vous pouvez aussi supprimer le fichier joint en cliquant sur le Trombone rouge (à droite avec le X)).
- Ajouté les Dates d’émission et d’Expiration.
- Certain document on des durées de validité pré-établies. Dans ce cas, la date d’expiration sera automatiquement calculée à partir de votre date d’émission.
- Si aucune date d’expiration ne s’applique, glisser à droite le bouton À vie.
- Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer vos changements.
Le client sera automatiquement notifié de votre mise à jour et qu’il doit approuver votre document soumis.
- De retour dans votre liste d’Exigences en attente, le point de statut de l’exigence sera maintenant jaune au lieu de rouge et le demeurera tant qu’il ne sera pas approuvé par votre client.
- Les clients sont OBLIGÉS d’approuver les documents soumis pour prouver leur responsabilité diligente.
- L’exigence disparaîtra de votre liste d’exigences en attente une fois qu’un client l’aura approuvé.
- Son statut sera vert dans votre Passeport une fois que tous les clients l’ayant exigé l’auront approuvé.
Rejet d’un document soumis
- Un client peut rejeter votre document soumis s’il estime qu’il y a une erreur.
- Dans ce cas :
- Le statut de l’exigence rejetée ainsi que la majorité de ses champs d’information seront rouges.
- La date de rejet sera affichée.
- L’icône de la note d’explication du rejet sera activée et pourra être cliqué pour lire la note.
- Recommencer le processus de mise à jour pour corriger la situation et soumettre de nouveau votre document.
- Le processus se répètera si nécessaire jusqu’à ce le document soit approuvé par votre client.
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💡 Bon à savoir
- Le système vous enverra une notification automatisée pour vous prévenir qu’un document arrivera à échéance.
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- Vous cliquez sur l’icône Information à gauche du nom de l’exigence pour voir une description plus détaillée du document exigé, un lien vers un exemple du document ainsi qu’un lien vers le site où obtenir le document (si pertinent).
